كيف تكتب قرار تشكيل لجنة مدرسية بسند نظامي صحيح؟

القيادة المدرسية · مدونة قلمنا

صياغة قرار تشكيل اللجنة أو تكليف فريق العمل في المدرسة: الديباجة والسند والمواد، ومن يملك إصداره، وكيف يُستند كل قرار لاحق إلى بند من مهام اللجنة.

من يملك إصدار القرار؟

ينص الدليل التنظيمي في كل لجنة دائمة (الإدارية، والتوجيه والإرشاد، والتحصيل الدراسي، والتميز) على أن مدير المدرسة يُصدر قراراً بتشكيلها. أما فرق العمل المؤقتة (الصندوق المدرسي، والأمن والسلامة، والتربية الخاصة) فـتُكلَّف من اللجنة الإدارية من أعضائها؛ فيكون قرارها قرار تكليف صادراً عن اللجنة الإدارية، يوقعه رئيسها ومقررها.

الديباجة: السند قبل المنطوق

القرار الإداري السليم يبدأ بالسند ثم يقرر. ومن أسانيد قرار التشكيل:

• الصلاحيات الواردة في الوصف الوظيفي لمدير المدرسة: المهمة (36) تفعيل مجالس المدرسة ولجانها وفرق العمل والإشراف عليها، والمهمة (8) توزيع المهام وإصدار التكاليف.
• النص الخاص باللجنة في الدليل التنظيمي مع رقم الصفحة.
• الأنظمة الخاصة بعمل اللجنة، مثل قواعد السلوك والمواظبة للجنة التوجيه، ولائحة تقويم الطالب للجنة التحصيل.

المواد

يُقسّم المنطوق إلى مواد قصيرة واضحة:

1. التشكيل كما ورد في الدليل (المنصب والصفة في اللجنة واسم العضو).
2. هدف اللجنة.
3. مهامها واختصاصاتها مرقمة كما وردت في الدليل.
4. قواعد الاجتماعات والتوثيق.
5. رفع التقارير، واستناد كل قرار تتخذه اللجنة إلى بند من مهامها.
6. العمل بالقرار من تاريخه وإبلاغه لمن يلزم.

كل قرار لاحق يستند إلى بند

عندما تجتمع اللجنة وتقرر، يُكتب بجوار كل قرار في المحضر «السند النظامي»: رقم البند من مهام اللجنة الوارد في المادة الثالثة من قرار التشكيل. بهذا يصبح كل قرار قابلاً للمراجعة والمساءلة، ويظهر أن اللجنة لم تتجاوز اختصاصها.

أخطاء شائعة

• توقيع قرار التشكيل من غير صاحب الصلاحية.
• إضافة أعضاء يصوّتون وهم في الأصل ممن يحضرون دون تصويت.
• محاضر بلا سند لقراراتها، أو قرارات خارج مهام اللجنة.
• غياب الختم والتاريخ ورقم القرار.